Cómo sacar el máximo provecho de las conferencias científicas

Rodrigo Pérez Ortega

 

Este artículo se publicó originalmente en inglés en The Open Notebook el 13 de junio de 2017. Por Rodrigo Pérez Ortega.

La primera vez que Nick Mulcahy cubrió una conferencia científica, en 1998, se sintió como un pequeño bote bamboleándose en aguas picadas, sin brújula a bordo. Era una conferencia sobre cáncer y los títulos de las sesiones le parecían básicamente indescifrables. Para Mulcahy, las presentaciones no tenían ni pies ni cabeza. “Estaba completamente desconcertado”, recuerda. Además de estar perplejo por el contenido científico, él tampoco tenía ni idea del proceso de reportear una conferencia. No sabía si sentarse al frente o al fondo del salón. No tenía grabadora. Y sus notas eran un revoltijo. No habló con nadie ni hizo preguntas; simplemente se basó en los comentarios del podio.

Después de unas cuantas horas, en un acto de autopreservación, Mulcahy encontró un teléfono público y le llamó a su editora en Maryland, Estados Unidos. Ella se rio con ganas cuando escuchó el pánico que sentía Mulcahy. Pero en esos momentos, no había mucho que ella pudiera hacer para ayudarlo. “Mi primera comisión en una conferencia no produjo nada más que mucha ansiedad”, recuerda.

Actualmente, Mulcahy es periodista veterano de Medscape y asiste a una media docena de conferencias sobre cáncer al año, escribiendo de seis a diez historias sobre cada una. “Reportear desde una conferencia es abrumador, aun para reporteros con experiencia”, afirma. Pero con la experiencia y la práctica, él ha elaborado varias estrategias —desde cómo hacer la investigación de preparación hasta cómo elegir a qué sesiones asistir y aprovechar los dispositivos tecnológicos y las redes sociales— que le ayudan a tener la confianza de salir con historias cautivadoras sin perder mucho el sueño. “Entre más lo haces, mejor te vuelves en esto y se vuelve menos abrumador”, afirma Mulcahy.

 

Adelanta el trabajo

Quizá la clave más importante para el éxito de la cobertura de una conferencia consiste en prepararse con mucha anticipación al evento. No hay una sola manera óptima de hacerlo, pues cada conferencia científica es diferente. “Mi estrategia varía dependiendo de la conferencia y de la complejidad técnica de la conferencia”, afirma Kelly Servick, periodista de Science que cubre regularmente conferencias sobre biología, medicina y biotecnología.

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Los periodistas con experiencia en cubrir conferencias coinciden en que el primer paso, y el más importante, es revisar el programa con varias semanas de anticipación, escaneando los resúmenes para saber quién va a asistir, qué temas se van a discutir, y cuál es el ámbito y la profundidad del tema a tratar. Solo entonces se puede elegir a qué sesiones asistir y asignarles prioridad. (Recuerda revisar tanto las pláticas como las sesiones de carteles). Recorrer el programa puede ser “suficiente para que nos dé vueltas la cabeza”, advierte Mulcahy, pero es la única forma de orientarse y planear una cobertura satisfactoria.

Pero no solo hay que quedarse con la lectura del programa antes de que empiece la conferencia. “Habla con toda la gente que puedas”, aconseja Mulcahy.

Servick coincide en eso. Cuando son conferencias grandes, con muchas sesiones al mismo tiempo, ella suele hablar con los moderadores u oradores de las sesiones para reducir sus opciones y crear una lista jerarquizada de una a tres sesiones en cada horario. Si son conferencias pequeñas con pocas sesiones, agrega, ella tiende a prepararse menos, pero de todos modos entrevista al organizador con anticipación para darse una idea del objetivo general de la conferencia.

No olvides que puedes apoyarte de tu editor como recurso. Especialmente si no estás familiarizado con el campo de la conferencia a la que vas a asistir, o si no sabes qué ángulos cubrir, pide instrucciones específicas.

Otro aspecto importante de la planeación es ponerse en contacto anticipadamente con los científicos que quieras entrevistar, para que estos puedan darte un tiempo en su agenda durante la conferencia. También puedes pedirles orientación a colegas periodistas que tengan más experiencia en el tema, con anticipación a la conferencia, aunque hay que tener en cuenta que no es justo pedirles que revelen los ángulos que estén planeando adoptar para sus historias. Mulcahy también sugiere que los novatos en conferencias estudien la forma en que las cubren los reporteros veteranos. “Ve a su sitio web, lee sus historias y copia su estilo”, indica. “La imitación es la mejor forma de halago. Y si lo haces por un buen tiempo vas a adquirir un estilo propio”.

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¿Hay que seguir al rebaño?

Las conferencias importantes normalmente cuentan con coordinadores de comunicación institucional que arman un programa de prensa que contiene comunicados y, en ocasiones, conferencias de prensa sobre los estudios más importantes o dignos de interés que se presentarán en la conferencia. “Las buenas historias son más de tipo ‘prueba y error’ que cuando un buen coordinador de comunicación ha hecho disponible información anticipada para orientar a los reporteros”, señala Harvey Leifert, exgerente de información institucional de la American Geophysical Union y actualmente periodista independiente.

“Si eso está en su lugar, el trabajo es mucho más fácil”, coincide por su parte Mulcahy. El programa de prensa también da fácil acceso a los autores y expertos externos, sin tener que perseguirlos después de un panel. “Eso agiliza el proceso”, asegura.

Los coordinadores de comunicación ayudan a tender puentes entre “el mundo periodístico y el académico en las conferencias”, asegura Ana Claudia Nepote González, coordinadora de comunicación en la Escuela Nacional de Estudios Superiores, Unidad Morelia, en México. Además de organizar el programa formal de prensa, señala, los coordinadores de comunicación de la conferencia pueden ayudar a los periodistas a localizar y programar entrevistas con expertos científicos, aun cuando no estén incluidas en el programa de prensa. Después de todo, los coordinadores de comunicación son los organizadores expertos de la conferencia, así que saben de primera mano lo que está pasando. Los periodistas también pueden aprovechar su experiencia pidiéndoles sugerencias con base en las necesidades e intereses de sus propios medios.

Pero es prudente considerar al programa de prensa es como una simple ayuda, no un reemplazo del reporteo con iniciativa. Para empezar, las organizaciones, los comités de programa y los mismos coordinadores de comunicación tienen sus sesgos y, en algunos casos, conflictos de intereses que pueden influir en el contenido del programa de prensa. Y los coordinadores de comunicación simplemente pueden dejar fuera las mejores historias. “Mi grado de dependencia del programa de prensa depende de si contiene realmente conferencias de prensa sobre noticias de última hora”, afirma Servick. Si el programa de prensa solo contiene “paneles de temas oportunos”, ella se inclina más por ir a buscar sus propias historias.

Algunos periodistas se mantienen completamente al margen de los programas de prensa. Los coordinadores de comunicación “saben qué historias quieren narrar y les facilitan a los periodistas” contar esas historias, señala el periodista independiente Aleszu Bajak. “Es una pérdida de tiempo perseguir lo mismo que está persiguiendo el resto del rebaño”.

 

 

El mejor asiento del salón

El lugar donde te sientas es muy importante y tu primera pregunta no debe ser “¿dónde estoy más cómodo?”, sino “¿dónde voy a poder reportear mejor?”

“Yo siempre me siento en la primera fila”, afirma Bajak. “No entiendo por qué algunos periodistas prefieren sentarse en el fondo”. Estar al frente es importante si queremos tomar fotos durante la sesión —ya sea de los panelistas o de las diapositivas— para consulta posterior.

Estar al frente también significa que podrás voltear y ver el nombre en el gafete de la gente que habla durante la parte de preguntas y respuestas de la sesión. Dado que las personas que hacen preguntas por lo general trabajan en el mismo campo que los presentadores, estas suelen ser las mejores fuentes para comentar sobre la presentación. Por último, estar al frente del salón te asegura que serás de las primeras personas que se acerquen a los panelistas cuando desciendan del podio al final.

Al mismo tiempo, hay que tener en cuenta que algunas sesiones pueden no resultar en buenas historias. Si sospechas que no te quedarás toda la sesión, podrías decidir sentarte al fondo o en el extremo de una fila en caso de que decidas abandonar la sala.

 

Toma buenas notas

Cada periodista tiene sus propias preferencias para tomar buenas notas en conferencias científicas. Bajak usa una libreta de reportero; Mulcahy toma notas en un cuaderno de dibujo con hojas en blanco. Bajak usa la aplicación Voice Memos de iPhone para grabar las pláticas; Mulcahy usa una grabadora digital con micrófono externo. Tanto Bajak como Mulcahy dicen que cuando escuchan una buena cita, o cuando el orador empieza a hablar de algo importante, anotan el minuto de la grabación en su libreta para poder regresar y escuchar de nuevo las partes relevantes. “Ni siquiera tengo que escuchar la mayor parte de la grabación”, afirma Mulcahy. “Solo voy a los momentos señalados y los escucho”.

Otros periodistas prefieren usar una computadora portátil o una tableta en lugar de tomar notas en papel. Servick toma notas en su computadora portátil y graba la plática con la función de notas de audio de Microsoft Word (para Mac), que graba el sonido de la sala con el micrófono integrado de la computadora y hace registros digitales del tiempo mientras el usuario escribe notas en el teclado (otros programas que sincronizan el audio con el texto escrito son Microsoft OneNotePear Note [disponible solo para Mac y iOS], y Notability). Si necesita revisar algo rápidamente, puede hacer clic en esa sección de sus notas y el programa reproduce el audio que se grabó cuando ella estaba escribiendo ese material. “Es un sistema bastante decente”, dice.

Servick también lleva una grabadora digital Sony, por si su computadora portátil dejara de funcionar. Cuando quiere hacerle preguntas a un panelista al término de la plática, usa un bolígrafo inteligente Livescribe, que graba audio mientras escribe en una libreta especial que convierte las notas manuscritas en texto digital y que también se sincroniza con el audio. Después, puede ver las notas en la computadora y hacer clic para escuchar el audio sincronizado.

Leifert, más que nada, toma notas en su iPad mini usando un teclado externo y la aplicación Notability. Él suele revisar el audio al estar repasando sus notas, disminuyendo la velocidad de reproducción para escribir con precisión las citas completas, explica.

Otras aplicaciones y programas para tomar notas que están entre las favoritas de los periodistas son EvernotePenultimateGoogle Keep y iOS Notes. Todas sincronizan las notas entre plataformas digitales, por lo que es posible tomar notas en un dispositivo y revisarlas en otro. Otra opción es Cogi, una ingeniosa aplicación para teléfono que mantiene el audio en una memoria temporal; cuando escuchas algo importante, le das un toque a la pantalla y Cogi regresa para grabar los últimos 15 segundos y sigue grabando hasta que vuelves a darle otro toque a la pantalla.

 

Cobertura de conferencias usando hashtags

Las redes sociales, y Twitter en particular, son también una poderosa herramienta al cubrir conferencias con varias sesiones concurrentes. No puedes estar en todos lados al mismo tiempo, pero Twitter te permite seguir lo que está sucediendo en otras sesiones —y ver si esas son más interesantes.

La mayoría de las conferencias —y en ocasiones, incluso las sesiones individuales— tienen un hashtag oficial, por lo que es más fácil que nunca buscar citas, fotos de las sesiones y posibles ángulos para las historias. (Está por demás decir que, si citamos a un investigador con base en los tuits de otra persona, es esencial verificar por nuestra cuenta que la cita sea exacta).

En medio de toda la información que se está presentando, “Twitter te ayuda a encontrar la aguja en el pajar”, asegura Mulcahy. “Lo que realmente está haciendo la gente es poner las cosas bajo los reflectores para ti”. Twitter también puede actuar como un “cuaderno público y virtual, en el que yo puedo consultar mis propios tuits”, afirma Bajak.

 

Más que noticias

Cubrir una conferencia científica también puede ser una oportunidad no solo de reportear sobre resultados nuevos, sino también de crear tu red y hacer que los científicos confíen en ti, comenta Nepote González. Las conferencias son también una especie de sistema de alerta sobre estudios que se avecinan. Algunos estudios científicos presentados en conferencias aún están en proceso, y conocerlos en esa etapa nos da la oportunidad de conectarnos con los científicos que hacen el trabajo, conocer el contexto de la investigación y pedir que nos avisen cuando se acepte el estudio terminado para su publicación.

Además de ser una fuente de resultados científicos, las conferencias también nos ofrecen vistazos a otros aspectos de la vida científica. Mulcahy, por ejemplo, recuerda una plática durante una conferencia de oncología, durante la cual un destacado médico inesperadamente reveló su condición de VIH y el estigma al que se había enfrentado. Para Mulcahy, ese momento le dio una inesperada relevancia personal a una historia que, de otro modo, pudo haberse sentido enteramente académica. “Siempre hay que estar en busca de historias”, recomienda Mulcahy. “Nosotros somos más que simples reporteros de datos. Por supuesto, a veces no tenemos tiempo más que para eso, pero el trabajo es mucho más interesante si podemos encontrar la política o el drama humano a nuestro alcance. Y eso siempre está ahí”.

 

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Hay otros eventos importantes y reveladores que pueden ocurrir fuera de los salones de sesiones. En otra conferencia a la que asistió Mulcahy, un grupo de pacientes y activistas protestó afuera de la sede de la conferencia, y él fue el único periodista que lo cubrió.

En la mayoría de las conferencias también hay un programa social que consiste en recepciones, ceremonias de premiación, cenas y fiestas. “Por lo general no generan directamente historias noticiosas, pero pueden conducir a conversaciones informales y francas, y conectarme con nuevas fuentes a las que puedo ponerme en contacto posteriormente”, afirma Servick. En conferencias de medicina, Mulcahy también trata de conectarse con pacientes que asisten a tales eventos. “Eso le da significado y corazón a toda la terminología técnica”, asegura.

 

Crédito: Carlos Antonio Sánchez

Rodrigo Pérez Ortega

Rodrigo Pérez Ortega comenzó su carrera como becario en The Open Notebook en 2017 y ahora es periodista de ciencia independiente radicado en Santa Cruz, California, y la Ciudad de México. Escribe sobre medicina, neurociencias, salud y medio ambiente. Su trabajo ha aparecido en NatureMongabayScience News, KnowableTecReviewMedscape y otras publicaciones, tanto en inglés como en español. Trabaja continuamente para crear conciencia sobre la ciencia y el periodismo de ciencia en Latinoamérica. Síguelo en Twitter @rpocisv.

 

 

 

 

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