Cómo sacarles el mayor provecho a las conferencias en línea

Este artículo fue traducido por Rodrigo Pérez Ortega y editado por Debbie Ponchner.

Cuando la pandemia de COVID-19 obligó en 2020 a los organizadores de conferencias a cambiar a formatos de reuniones virtuales, Juliet Beverly, gerente de contenidos de BrainFacts.org de la Society for Neuroscience, aprovechó la oportunidad para asistir a cuantas conferencias científicas y de comunicación científica como pudo. De hecho, asistió a ocho, incluida la reunión ScienceWriters —la reunión anual de la National Association of Science Writers—, la reunión conjunta de la National Association of Black Journalists y la National Association of Hispanic Journalists, y la reunión de Investigadores de la Iniciativa BRAIN.

“Diré honestamente que tuve una sobredosis de conferencias”, dice Beverly. “Estaba decidida, así como, ‘Voy a aprender algo este año, porque no puedo salir de casa’”. Abarrotarse de tantas reuniones, aunque agotador, valió la pena, dice. “Física y económicamente, no podría haber hecho esto en persona en un año”. Sin embargo, no recomienda mantener un programa de conferencias virtuales tan abarrotado sin una estrategia seria. Demasiadas reuniones pueden hacer que los periodistas se sientan exhaustos, rebasados y a llegar a estar atrasados ​​en los plazos de entrega de sus notas.

Yo también puedo identificarme con la necesidad de comprometerme en exceso con oportunidades virtuales. Antes del año pasado, nunca había asistido a una conferencia sobre ciencia o comunicación científica. Durante la mayor parte de mi vida adulta he vivido en el Medio Oeste de EE. UU., en donde por lo general no hay conferencias importantes. Y tengo discapacidades que hacen que sea desafiante (y a veces imposible) viajar largas distancias.

Entonces, cuando 2020 se convirtió en el año de Zoom y las reuniones virtuales, me di cuenta de que muchas de las conferencias a las que siempre había querido asistir se llevarían a cabo en línea. Tenía ansias por aprovechar todas las opciones que de repente estaban disponibles para mí. Pero a medida que seguía encontrando conferencias adicionales, charlas en línea, series de conferencias breves y seminarios web para agregar a mi lista, la cornucopia de posibilidades se volvió demasiada para examinarla.

Aprovechar las conferencias virtuales sin exagerar puede ser complicado, pero hay pasos concretos que podemos tomar para que estas experiencias sean lo más fluidas, positivas y rentables posible. Los periodistas pueden reducir la plétora de opciones eligiendo reuniones y sesiones individuales con la vista puesta en lo que es más probable que produzca una historia o una conexión clave. También puede ser útil prepararse para fallas tecnológicas y otras interrupciones. Además, aceptar lo extraño que es entablar relaciones de trabajo en línea (networking) te ayudará a aprovechar sus beneficios.

 

Elige las conferencias con prudencia

Ahora que casi todo está literalmente al alcance de tus dedos, es posible que te sientas tentado/a a inscribirte en más reuniones en línea a las que realmente puedes asistir. Dado que no viajamos para asistir en persona ni debemos acumular esos gastos, las opciones pueden parecer ilimitadas. Por ejemplo, durante la pandemia se han ofrecido gratuitamente muchas series de conferencias y charlas únicas sobre ciencia y comunicación científica en línea. Y si eres elegible para la inscripción de prensa a conferencias científicas, eso generalmente significa que no se te aplicarán las tarifas de inscripción.

Pero cada charla a la que asistes aún tiene un costo. “Debemos tratar de tener en cuenta nuestro propio ancho de banda y otros trabajos que estamos realizando”, dice Erika K. Carlson, periodista científica independiente radicada en la ciudad de Nueva York.

Si tienes una o más temáticas en las que normalmente te concentras, es útil quedarte solo con las conferencias que están directamente relacionadas con ellas, dice Sarah Derouin, periodista científica independiente radicada en Ypsilanti, Michigan. Dado que Derouin cubre las ciencias de la tierra y el medio ambiente, la mayoría de los años trata de asistir a las reuniones de la American Geophysical Union (AGU) y la Geological Society of America, así como a la reunión ScienceWriters. Ella dice que da prioridad a las conferencias que prometen generar ideas de historias dentro de sus áreas de cobertura temática o nuevas conexiones con fuentes potenciales. Y, por lo general, establece metas de la cantidad de historias para proponer que debe obtener de cada reunión.

Los periodistas científicos también pueden aprovechar las conferencias en línea para expandir las áreas temáticas que cubren, asistiendo a conferencias en campos nuevos para ellos sin el alto costo de viajar a ellas en persona. Lo mismo ocurre con las conferencias internacionales. Si hay una reunión en el extranjero a la que deseabas asistir, pero el puro costo del vuelo era prohibitivo, ahora es el momento de registrarte para la versión virtual, si está disponible.

Dicho esto, ten en cuenta que inscribirte en una reunión internacional puede significar asistir a sesiones agendadas en una zona horaria lejana, por lo que ajustar los horarios de sueño y de trabajo podría brindarte una mejor experiencia. Beverly no tuvo esa flexibilidad mientras asistía a una conferencia para la Federation of European Neuroscience Societies (FENS), por lo que no durmió bien durante una semana. “Esa fue una mala idea”, dice, aunque la reunión sí que fue valiosa para ella.

Para ayudarse a discernir entre la abundancia de opciones de reuniones, los periodistas pueden considerar sus cargas de trabajo existentes y responsabilidades familiares u otras responsabilidades personales durante la semana en que se lleva a cabo una conferencia, junto con la probabilidad de que asistir a esa reunión conduzca a algo fructífero, como la idea de una historia o una gran oportunidad para establecer contactos. Hacerme esas preguntas me ayudó a reducir mi lista para la primera parte de este año a la reunión anual de la American Association for the Advancement of Science, que ha estado durante mucho tiempo en mi lista de conferencias a las que quiero asistir; las Joint Mathematics Meetings, ya que las matemáticas son una de mis especializaciones; y la reunión de marzo de la American Physical Society, porque me gustaría cubrir más investigaciones sobre física.

 

Regístrate ahora, velo más tarde

A veces, vale la pena inscribirse en conferencias virtuales incluso si sabes que no podrás ver las sesiones en tiempo real. La ventaja clave aquí es la libertad de verlas cuando lo desees. Pero eso también puede ser una desventaja, porque depende de ti tomarte el tiempo para hacerlo. Es fácil dejar que las grabaciones que deseas ver se acumulen, especialmente si planeas guardar varias reuniones para verlas más tarde. Además, es fácil gastar dinero en grabaciones que pueden caducar antes de que tengas la oportunidad de verlas. “Bloquea tu calendario para ver todas las reproducciones que quieras”, dice Beverly. Incluso podrías considerar programar una fiesta de observación virtual con colegas o amigos que se hayan registrado para la misma conferencia y quieran ver la grabación de una sesión y discutirla.

Una vez que hayas decidido a qué reuniones asistir, haz tu tarea de revisar el programa y la lista de oradores con anticipación.

Tanto en las conferencias científicas como en las de comunicación científica, ver las grabaciones también te da la libertad de hacer una pausa y reflexionar sobre las grandes ideas, sin tener que estar al día con los siguientes pensamientos del orador. O puedes avanzar en el video si encuentras que parte de él es irrelevante para ti. Estas opciones de diferentes ritmos a la hora de ver una conferencia pueden ser tremendamente útiles si estás tratando de abarcar un tema nuevo y es posible que necesites tiempo para buscar cosas o digerir información. Ten en cuenta, sin embargo, que puede pasar un tiempo antes de que las grabaciones estén disponibles, por lo que planificar una visualización posterior no siempre funciona para encontrar ideas para historias sobre temas urgentes. Y siempre existe la posibilidad de que una charla en particular no se grabe debido a una falla tecnológica o la preferencia de un orador de que no se grabe.

 

Prioriza sesiones clave

Una vez que hayas decidido a qué reuniones asistir, haz tu tarea de revisar el programa y la lista de oradores con anticipación. Este paso siempre ha sido importante para las conferencias presenciales. Pero tal vez sea incluso más crítico ahora, porque la pandemia ha impuesto mayores restricciones al tiempo de muchas personas. Es más, asistimos a estas conferencias desde casa, donde no podemos escapar de las responsabilidades de la vida diaria.

Planificar con anticipación te ayudará a determinar qué sesiones no debes perderte.

“Elige con cuidado”, dice Meera Subramanian, periodista independiente radicada en Cape Cod, Massachusetts, que cubre ciencia y medio ambiente. Tratar de asistir a todas las sesiones que se ofrecen te dejará sintiéndote desanimado cuando inevitablemente te pierdas algo, dice ella. En cambio, recomienda ir a unas pocas seleccionadas para que puedas estar completamente presente durante las que son más importantes para ti. También puedes dividir la asistencia a las sesiones con un colega que puede ser un “compañero que te ponga al día más tarde”, dice Beverly.

Ramin Skibba, un periodista científico independiente radicado en San Diego, California, dice que ha tenido que concentrarse en asistir a unas pocas sesiones de cada conferencia. Desde que la pandemia anuló sus opciones de cuidado infantil, ha estado cuidando a sus dos hijos pequeños mientras continúa trabajando. Al elegir a qué sesiones asistir, Skibba dice que busca oradores con un trabajo interesante que no es muy conocido, porque sabe que no podrá entregar las historias a la velocidad del rayo. Planificar con anticipación es clave, dice, porque es más difícil “tropezar” con sesiones u oradores interesantes durante las conferencias en línea.

Del mismo modo, no puedes simplemente acercarte a alguien justo después de su charla para hacer preguntas, como lo harías en una reunión en persona. Entonces, Skibba dice que les hace preguntas preliminares a los oradores por correo electrónico antes de que comience una conferencia. Si encuentra algo que parece prometedor, incluso podría discutir la sesión a realizarse con sus editores para ver si podrían estar interesados ​​en una historia al respecto. Este paso adicional ayuda porque las respuestas de fuentes o editores hasta el tope de trabajo pueden tomar tiempo, dice.

Los periodistas también pueden querer priorizar su asistencia a eventos sociales o sesiones interactivas en conferencias virtuales. Eso es lo que hizo Carlson cuando asistió a la reunión de ScienceWriters en línea en octubre. Esas sesiones virtuales solo se pueden realizar en tiempo real y brindan oportunidades para hacer conexiones e interactuar con otros, dice. Otras sesiones, especialmente aquellas en las que los oradores hablan principalmente a la audiencia, se pueden ver como grabaciones (si están disponibles) sin perder gran parte de la experiencia.

En contraste, Beverly dice que si tienes poco tiempo, no te preocupes por renunciar a las oportunidades de establecer contactos. Si la conferencia proporciona una lista de asistentes, ella recomienda escanearla en busca de personas con las que deseas conectarte en LinkedIn u otras plataformas de redes sociales. “Haz el primer contacto a la hora que te convenga”, dice ella. “Si es un panelista [u] orador, primero ve su sesión antes de proponer tomar un café virtual”.

 

Planifica para las interrupciones y los desafíos tecnológicos

Incluso con la mejor planificación, pueden surgir distracciones y contratiempos al asistir a una conferencia en línea. Especialmente si estás trabajando desde casa, los niños, las mascotas e incluso otros proyectos laborales que tienes a cargo, a veces pueden necesitar tu atención. “Prepárate para ser interrumpido”, dice Beverly.

Familiarízate de antemano con la plataforma de conferencias y otras tecnologías que utilizarás.

Si bien no puedes evitar que ocurran todas las interrupciones, es posible que puedas minimizar algunas. “Tal vez incluso prepara tus comidas con anticipación para que no te distraigas tratando de alimentarte”, dice Subramanian. Ella recomienda imitar parte de la experiencia de la conferencia en persona tratando de crear el tipo de “espacio bloqueado que está separado de tus otras prioridades y demandas”.

El cuidado de los hijos o mascotas junto con la asistencia a la conferencia puede ser particularmente desafiante, dice Beverly. “Si estás en casa con alguien más que pueda asumir esa responsabilidad para ayudarte, trata de tener esa conversación con anticipación”. Si no tienes tanta suerte, tu mejor opción podría ser ver las grabaciones en una fecha posterior, cuando tengas más tiempo.

Anticiparte y prepararte para fallas tecnológicas también puede ayudar a suavizar la experiencia de la reunión virtual. Familiarízate de antemano con la plataforma de conferencias y otras tecnologías que utilizarás. Los organizadores de conferencias a menudo comparten recursos sobre sus plataformas y cómo probar la tecnología por adelantado, dice Subramanian. Tómate un tiempo para revisar esos recursos con anticipación.

De esa manera, dice ella, cuando comience la conferencia, “puedes estar totalmente allí para interactuar con algunas personas increíbles que han sido convocadas para compartir información contigo en lugar de preocuparte con simplemente, ‘¿Cómo puedo entrar?’ o ‘¿Qué enlace utilizo?’”

Antes de la reunión, también puede ser útil determinar a quién contactar en caso de un problema tecnológico más complicado; de esa manera, no te perderás una charla clave si un enlace no funciona. Dependiendo de tu dispositivo y la velocidad de tu conexión a internet, “el software puede ser difícil de manejar”, dice Skibba, que tiene una computadora antigua. Además, si planeabas grabar una charla tú mismo, debes saber que podrías tener algunas limitaciones. Skibba usó una grabadora digital para capturar el audio de algunas sesiones a las que no pudo asistir. Pero dice que no obtuvo mucho de esas grabaciones porque no podía ver lo que los oradores compartían en sus pantallas.

Para combatir la inevitable fatiga de internet que acompaña a las reuniones en línea, no olvides moverte. Si tu cámara está apagada, “podrías estar caminando por tu apartamento escuchando la charla y nadie lo sabrá”, dice Carlson. Subramanian anima a salir al aire libre durante los descansos si es posible. “No importa el clima o la geografía, simplemente sal y respira algo de oxígeno si puedes”, dice. “Deja que tus ojos se enfoquen en cosas distantes como pájaros y árboles”.

Los periodistas científicos también pueden usar las redes sociales para ayudar a mantenerse enfocados e interactuar con científicos y otros escritores científicos. Cuando Natalie Rogers, especialista en comunicaciones y oficial de información pública de la Universidad de Nuevo México, asistió a ScienceWriters en línea el año pasado, tuiteó en vivo muchas sesiones. “Me ayuda a prestar atención”, dice.

Rogers dice que hace malabarismos con tuitear y escuchar, usando su computadora en lugar de un teléfono, porque escribe más rápido de lo que envía mensajes de texto. También crea hilos en Twitter. “Piensa en los tuits en vivo como tomar notas: solo lo más destacado. Escucha las citas más pegadizas”. Tomar capturas de pantalla de las diapositivas de la presentación también puede ayudar, señala.

“¡Y finalmente, se supone que debe ser divertido!”, dice Rogers. Entonces, si tuitear en vivo o chatear durante las charlas te estresa, ella recomienda tomar notas a la antigua. Siempre puedes tuitear sobre una sesión después.

 

Encuentra formas de conectarte

Si bien las conferencias virtuales nunca serán lo mismo que las presenciales, los periodistas científicos aún pueden encontrar vías satisfactorias para conectarse con fuentes, editores y entre sí en este mundo en línea.

Si bien las conferencias virtuales nunca serán lo mismo que las presenciales, los periodistas científicos aún pueden encontrar vías satisfactorias para conectarse con fuentes, editores y entre sí en este mundo en línea. Reconocer esto y estar abierto a una experiencia diferente es clave para aprovechar al máximo las oportunidades virtuales para hacer conexiones.

Por ejemplo, en las numerosas conferencias a las que Beverly asistió virtualmente en 2020, “la experiencia de encontrarse con alguien mientras tomaba un café o en algún bar desapareció, pero realmente fue reemplazada por los chats y los foros para conectarse virtualmente”.

Si bien hacer conexiones en línea puede ser incómodo, ayuda simplemente “aceptar el hecho de que todos se están mirando una pantalla y es extraño”, dice Derouin. “Todos vamos a estar mirándonos unos a otros y tratando de averiguarlo sobre la marcha”. Si tienes dificultades para conectarte con gente nueva, ella recomienda buscar personas que ya conozcas de los grupos en línea de escritores científicos o de eventos pasados.

Para mí, intentar unirme a una mesa virtual abarrotada en una plataforma de reunión interactiva como Remo se ha sentido a veces como intentar entrar a un juego de saltar la cuerda doble. Pero no tengas miedo de esperar al margen durante unos minutos si hay una mesa en particular a la que realmente deseas unirte. Si tenía preocupación de mostrar mis nervios cuando me unía a una nueva mesa, apagaba mi cámara y el sonido hasta tener la confianza de tomar el turno para hablar.

Y recuerda, si alguien comienza a monopolizar la discusión o una conversación se calma, es mucho más fácil dejar un espacio virtual que uno físico. Dicho esto, en lugar de simplemente desaparecer, es posible que desees intervenir para que los demás sepan que te vas para mezclarte en otras mesas. Si no puedes intervenir en la conversación para despedirte, envía un mensaje rápido al grupo en el chat.

Durante las interacciones virtuales, también ayuda agregar una dosis extra de sensibilidad. Perdemos algunos de los matices de la comunicación que están presentes cuando nos encontramos en persona, dice Subramanian. “Procura estar más atento a cómo se pueden transmitir tus comentarios”, dice. “Vete más por el lado de la amabilidad y la franqueza”. Por ejemplo, ten cuidado con los chistes y el sarcasmo, que pueden malinterpretarse. De esa manera, “todos se sienten bienvenidos e incluidos”, dice.

En otros casos, las reuniones virtuales pueden ayudar a eliminar el comportamiento sesgado o inapropiado que puede surgir cuando las personas interactúan en persona. He experimentado estos beneficios debido a mi situación de tener junto a mí un perro de servicio. Cuando he estado en ciertos entornos profesionales en el pasado, los demás se han envuelto tanto en el hecho de que tengo un perro conmigo que parecen completamente incapaces de concentrarse en mis preguntas y contribuciones. En cambio, insisten en acariciar a mi perro de servicio o me hacen preguntas personales invasivas sobre mis discapacidades. Además de hacer más difícil que obtenga información o que interactúe de manera agradable con los demás, esto también me pone en la incómoda posición de tener que hablar en contra de este comportamiento. Saber que eso no sucederá durante las conferencias en línea a las que asisto ha sido, francamente, un gran alivio.

De manera similar, Beverly dice que ser una de las únicas mujeres negras en la sala, tanto en conferencias científicas, como de comunicación científica en el pasado, la ha hecho sentirse aislada. “Cuando eres una persona de aspecto diferente en un espacio, a veces lo abrumador es el hecho de que estás realmente sola”, dice. “Pero en el espacio virtual, hay una ventaja, porque todos somos estas pequeñas imágenes de nosotros mismos”, lo que hace que las personas se concentren más en lo que se dice, en lugar de en las características físicas de quién lo dice.

Esa parte de la experiencia de las reuniones en línea en 2020 fue muy liberadora, dice Beverly. Le permitió hacer más conexiones, y conexiones más profundas, mientras estaba sentada en mesas virtuales. “Creo que cualquiera que avance hacia el espacio virtual solo necesita ser lo suficientemente valiente para hablar o charlar y tener una mente abierta”, dice. “Pensé que este sería un año perdido, pero no fue así”.

 

 

Rachel CrowellDenise Warzak

Rachel Crowell

Rachel Crowell es periodista independiente que cubre temas de matemáticas y ciencias. Su trabajo ha aparecido en Quanta Magazine, Scientific American, Science News for Students, Rewire, Eos y más. Rachel también coedita el Blog on Math Blogs de la American Mathematical Society. Síguele en Twitter @writesRCrowell.

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