Mirando de frente mi primera idea para una historia como periodista de ciencia, sabía que el primer paso sería enviar un correo electrónico a investigadores y concretar entrevistas. Pero después de haber pasado años en el laboratorio, sabía de primera mano que los científicos malabarean distintas exigencias de su tiempo constantemente. Entonces, para llamar su atención, mi correo electrónico debía dar en todos los blancos y al mismo tiempo ser cortés. Y especialmente porque aún tenía que asegurar una asignación, quería estar aún más segura de que mi solicitud no se perdería entre el ruido.
Una solicitud de entrevista eficiente debe despertar el interés de la fuente, explicar quién eres y transmitir qué es lo que estás buscando y cuándo lo necesitas. Desde la línea de asunto hasta la firma, un enfoque estratégico de lo que dices y cómo lo dices puede aumentar las probabilidades de que tu fuente lea el mensaje y acepte ser entrevistada.
Cómo escribir un correo electrónico claro y efectivo
La línea de asunto
La línea de asunto es la primera cosa que verá una fuente potencial, así que sé claro con tu intención. Ariana Remmel, periodista freelance que vive en Little Rock, Arkansas, recomienda empezar con algo parecido a “Solicitud de medios:” seguido del nombre de la revista o publicación y un breve resumen del tema de la historia. Emma Hodcroft, una epidemióloga molecular de la Universidad de Berna en Suiza, dice que como receptora frecuente de entrevistas por parte de los medios, considera que lo más importante es que la línea de asunto indique claramente que el correo que leerá contiene una solicitud de entrevista de parte de un periodista sobre un tema relevante. Información extra como el nombre y prestigio de la revista, por ejemplo, no afecta si abre el correo electrónico o no.
Cuando la fecha límite de entrega se acerca o estás escribiendo una noticia de última hora, escribir “URGENTE” en mayúsculas en la línea de asunto puede ser útil. Sin embargo, usa esta táctica con moderación, reservándola solo para cuando necesites una respuesta dentro de unas pocas horas.
El saludo
Encontrar el saludo adecuado es más complicado de lo que la gente piensa, dice Katherine J. Wu, quien cubre temas de ciencia para The Atlantic. El contexto cultural es importante: abrir con un “Hi” seguido del nombre de la persona puede ser aceptable en Estados Unidos, pero puede parecer grosero en otros países, dice Wu. En estos casos, considera usar “Hola”, “Buenas tardes”, “Estimada/o” en su lugar.
El prefijo que se debe utilizar también puede variar según la geografía. A los profesores en Estados Unidos a menudo les parece bien que se refieran a ellos como “Dr.” o “Dra.”, pero “en muchas partes de Europa, las personas pueden sentirse ofendidas si no se les llama Prof. Dr. [apellido]”, dice Wu. Y cuando no estés seguro de si la fuente tiene un doctorado, referirte a ellos como “Dr.” o “Dra.”, independientemente de si lo tiene, puede ser una opción más segura.
Finalmente, dice Wu, ella evita usar prefijos de género como “Sr.” o “Sra.” —o incluso “Sx.”, ya que no todas las personas no binarias usan ese prefijo—. Cuando usar “Prof.”, “Dr.” o “Dra.” no es apropiado, escribir simplemente “Estimado/estimada/estimade [nombre y apellido]”, puede ser una mejor opción.
La presentación
El primer elemento en el cuerpo de un correo electrónico de solicitud de entrevista debe introducir al periodista y, si es para una historia asignada en específico, la revista o publicación. Una oración que describa la audiencia y el enfoque de la revista (con un link a su sitio web) y que proporcione información básica sobre tu experiencia como periodista (incluyendo, nuevamente, un enlace a tu sitio web si tienes uno) debería ser suficiente. Esta información ayuda a los científicos a determinar el tipo de trabajo que hacen tú y la revista, dice Bruce Macintosh, astrofísico de la Universidad de Stanford. Esto es especialmente útil si el medio de comunicación es desconocido —un medio nuevo, pequeño o especializado, o una publicación local o regional que no se encuentra en la misma área geográfica que el científico o la científica—, o si es difícil de encontrar en una búsqueda rápida de internet porque utiliza una palabra común (como Spectrum o Prism) como nombre, por ejemplo.
Para un freelancer que todavía no ha asegurado una asignación de historia, está bien omitir el nombre del medio o simplemente explicar que estás planeando proponer la historia a la revista que tienes en mente. También puede ayudar mencionar otros medios en los que has escrito en el pasado como una forma de establecer tu autenticidad. Pero un periodista nunca debe ponerse en contacto con una fuente potencial con falsas pretensiones, dice Dan Garisto, un periodista freelance que vive en Long Island, Nueva York, y cubre física. No debes decir que estás trabajando para una revista en específico a menos que mínimo tengas una confirmación verbal tácita, dice Garisto.
El motivo de contacto
A continuación, indica claramente por qué estás interesado en hablar con el científico o la científica. ¿Estás escribiendo una noticia sobre alguno de sus artículos de investigación recientes o buscas tener una conversación sobre un aspecto más amplio de su ámbito de trabajo para un reportaje? Si estás buscando un comentario externo sobre un artículo recientemente publicado por un grupo de investigación del que no forma parte tu fuente, dilo en el correo electrónico y adjunta el PDF o comparte el link del artículo.
Si el artículo que estás cubriendo está sujeto a un embargo, considera cuidadosamente los siguientes escenarios antes de enviarlo a un posible comentarista externo o independiente. Adjuntar el PDF en el primer correo electrónico y hacer énfasis en el embargo podría darle al destinatario la oportunidad de leerlo, y ayudarlo a evaluar si es la persona adecuada para comentarlo. Sin embargo, existe la posibilidad de que tu fuente no cumpla con el embargo, lo cual podría meterte en problemas. Obtener un acuerdo explícito sobre el embargo antes de enviar el PDF podría ser una opción más segura, pero el intercambio de correspondencia podría retrasar la entrevista en sí, y el investigador o la investigadora podría decir que no a tu solicitud de entrevista simplemente porque no podría saber el contexto del documento. En última instancia, depende de ti tomar una decisión basada en qué tanta aversión al riesgo tienes.
Haz que tu consulta sea específica, sugiere Wu. En lugar de decir: “Estoy trabajando en una historia sobre vacunas”, es mejor preguntar sobre la historia de las vacunas de ARNm y porqué no habíamos tenido una de uso generalizado antes, dice Wu. Esto demuestra que tienes una profundidad de pensamiento sobre el tema y puede darle a la fuente una idea del tipo de entrevista que debe esperar. Incluso si estás enviando múltiples solicitudes, adaptar el correo electrónico dependiendo de la especialidad de cada fuente puede aumentar tus posibilidades de obtener una respuesta. “La mejor manera de conseguir que te responda el correo electrónico es hacerme preguntas que no pueda resistirme a contestar”, dice Hodcroft.
Definir una línea específica de las preguntas en el correo electrónico también ayuda a que los científicos decidan si la solicitud es adecuada. “De vez en cuando digo que no [a solicitudes de entrevista], solo porque no siento que puedo hablar de manera efectiva sobre el tema del que quieren hablar”, dice Maureen Long, geofísica de la Universidad de Yale.
A veces, un científico puede estar nervioso de hablar con un periodista —tal vez nunca antes ha hablado con uno o ha tenido una mala experiencia previamente—. Puedes hacer que una fuente potencial se sienta más cómoda explicando de qué se tratará tu historia y las razones por las que le estás contactando, para mostrar que no estás “simplemente buscando una cita tonta y candente”, dice Garisto.
El momento
Finalmente, tu solicitud debe incluir tu fecha de entrega u otras limitaciones de tiempo que tengas. Ten en mente que los científicos que contactes tal vez no estén familiarizados con el ritmo del periodismo, que puede ser muy diferente al de los tiempos de la investigación. Concéntrate en cuándo necesitas hablar con la fuente, en lugar de cuándo es la fecha límite de entrega.
Si tienes una fecha límite muy restringida, proporciona una fecha y hora límite para la entrevista en el correo electrónico. Si tu fecha límite es más relajada, debería ser suficiente sugerir “en algún momento de esta semana” o “en las próximas dos semanas”. Si tu disponibilidad es limitada, di algo como “las mañanas entre semana funcionan mejor para mí” o nombra ciertos días que tienes disponibles, sugiere Harini Barath, periodista freelance en Hanover, New Hampshire, que cubre principalmente las ciencias de la vida.
Para suavizar el proceso de agendar, Hodcroft dice que es crucial que los periodistas mencionen su zona horaria en el correo electrónico. Esto le facilita proponer un horario razonable para ambas partes y reduce la cantidad de correos electrónicos intercambiados. Otra solución es convertir tu horario de disponibilidad al de la zona horaria de tu fuente e incluirla en el correo electrónico, dice Remmel.
Cómo obtener una respuesta
Una vez que hayas redactado el correo electrónico, lo siguiente que debes pensar es cuándo enviarlo. A muchos científicos no les importa recibir correos electrónicos fuera del horario laboral, siempre y cuando el periodista no se moleste si los científicos no responden de inmediato. Dicho esto, puedes planear cuándo quieres que llegue el correo electrónico, teniendo en cuenta las zonas horarias. Cada científico puede tener ventanas de tiempo en las que es más o menos probable que respondan a un mail. Entonces, “¿quieres estar en su bandeja de entrada cuando despierten por la mañana?, ¿o prefieres esperar a las 11 [a.m.] cuando hayan liberado su trabajo pendiente, [para que] te destaques?”, pregunta Macintosh.
Cuando no recibas una respuesta a tu correo electrónico inicial, una nota de seguimiento es siempre una buena idea. El silencio inicial no debe tomarse como un rechazo; lo más probable es que signifique que tu correo electrónico se quedó perdido en la bandeja de entrada del destinatario.
Qué tan pronto tienes que hacer un seguimiento generalmente depende de tu fecha límite. Para una noticia que tienes que entregar en dos o tres días, Remmel dice que le da seguimiento a correos electrónicos no contestados a la mañana siguiente, incluso si han pasado menos de 24 horas. Para un reportaje con una fecha de entrega con un plazo de un mes o más, puedes esperar unos cuantos días para volver a ponerte en contacto.
Si tu bandeja de entrada sigue en silencio y tu fecha límite se acerca rápidamente, podría ser momento de levantar el teléfono. A los reporteros de diarios, a menudo se les fomenta el hacer llamadas “en caliente” o incluso enviar un mensaje de texto o WhatsApp en lugar del correo electrónico inicial. Los periodistas con los que hablé dicen que por lo general guardan estas tácticas para fuentes con las que ya están familiarizados. “Incluso entonces, normalmente intento enviar un mensaje de texto antes”, para ver si la fuente está disponible para una llamada, dice Wu.
A veces, la fuente podría sentir la necesidad de llamarte en lugar de primero responder a tu correo electrónico. Es por ello que siempre es buena idea incluir tu número de teléfono en la firma de tu correo electrónico, dice Hodcroft. Ella menciona que aprecia mucho poder llamar al periodista ella misma si de repente encuentra una ventana de 15 minutos en su agenda.
También es buena idea enviar un correo electrónico a varias fuentes potenciales simultáneamente. “Solía hacer esta cosa lineal en la que tenía dos o tres nombres de fuentes, y enviaba un correo electrónico a una de esas personas, esperaba su respuesta y después le escribía a la siguiente persona”, dice Barath. “Rápidamente aprendí que eso era muy ineficiente”. Esta práctica también te pone en riesgo de quedarte sin fuentes demasiado tarde en el juego.
Más allá de los correos electrónicos iniciales
A veces, a pesar de tus mejores esfuerzos, es posible que no puedas conectarte con una fuente que quieres desesperadamente, ya sea el único autor de un artículo o un comentador externo en un campo muy especializado. Cuando esto suceda, lo mejor que puedes hacer es comunicarte con tu editor, dice Richard Sima, periodista de ciencia freelance que vive en Baltimore, Maryland. El editor podría sugerir otras fuentes o identificar una forma de cambiar el ángulo de la historia, o incluso podría —si una fuente es indispensable— decidir no publicar la historia.
En general, cuantas más fuentes tengas con quienes hablar, mejor. Pero si te encuentras con más respuestas afirmativas de las que necesitas para una historia en especial, considera rechazar algunas de ellas con una nota de agradecimiento y una explicación. Siempre que el periodista explique la razón de la cancelación, Hodcroft dice que no se sentiría ofendida. Ella tiene suficientes exigencias de su tiempo, y un periodista no debería mantener una entrevista solo por ser educado.
También es importante tener en cuenta el tiempo de los demás, especialmente el de aquellos que podrían estar manejando muchas responsabilidades. “Creo que muchas mujeres y personas que no se identifican con el género masculino están muy sobrecargadas”, dice Wu. Incluso si el estatus de minoría de una persona no es visible, “no tienes idea de lo que sucede a puertas cerradas”, dice Remmel.
Y recuerda que incluso una solicitud de entrevista rechazada o una entrevista cancelada pueden propiciar una conexión con una fuente potencial. Cuando necesita rechazar una fuente debido a escasez de tiempo, Sima dice que siempre deja la puerta abierta para futuras interacciones. Esa conexión puede preparar el camino para recibir una respuesta rápida a tu siguiente correo electrónico.
Karen Kwon es editora asociada de Optics & Photonics News y estudiante de maestría en el Science, Health and Environmental Reporting Program de la Universidad de Nueva York. Fue becaria AAAS de Medios Masivos en Scientific American en 2020 y tiene un doctorado en química por la Universidad de Columbia. Sus palabras han aparecido en Scientific American, Inside Science, IEEE Spectrum, y más. Síguela en Twitter como @ykarenkwon.
